试论电算化会计档案的特点与治理

内容提要: 电算化会计档案治理具有不同于人工会计的很多特点。最主要的是用计算机代替了人工记帐，同时还有现代化载体，软硬件环境，系列化资料等要求。从而，导致电算化会计的档案治理，必须进步会计职员的思想素质和计算机操纵技能，完善各项治理制度以及硬件设施建设。　　　计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。　　一、会计电算化下会计档案治理的特点　　会计电算化是指用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替换人脑完成对会计信息的分析、猜测、决策的过程。电算化会计档案治理有如下特点：　　现代化载体。根据1999年1月1日起施行的《会计档案治理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。　　软硬件环境。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。　　系列化资料。这是由电算化操纵流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据，还要保存能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。　　计算机技能。电算化会计系统对职员的素质与系统安全操纵提出了新需要。电算化会计档案治理要求所从事职员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时把握必要的计算机操纵和维护知识，才能顺利实现电算化。　　二、电算化会计档案的治理内容　　为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、治理与保存、利用等方面的工作。　　1、档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部分应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。　　除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的.配套类型等；计算机操纵系统、网络操纵系统以及汉字操纵系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。　　2、档案的保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应预备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操纵员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应阔别磁场，留意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法拯救的损失。　　此外，还应留意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。由于在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。　　3、档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；②所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。