电算化会计档案的治理

一、电算化档案指存储在机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。　　会计数据是指记帐凭证、会算帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案治理的主要任务是：监视和保证按要求天生各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到公道和有效的利用，并安全保存。　　计算机内会计数据的打印输出和保存是替换手工记帐单位的重要工作。采用计算机打印输出的会计凭证、帐簿、报表应当符合国家同一会计制度的要求，必须采用中文或中外文对照，字迹要清楚，保存期限按《会计档案治理办法》的规定执行。　　二、记帐凭证的天生与治理　　电算化后，记帐凭证的天生有两种方式：　　1.根据原始凭证在计算机上直接编记帐凭证，由计算机打印输出。在这种情况下，记帐凭证上应有录进员、稽核职员和会计主管职员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳职员签名或盖章。打印天生的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证，按《规范》、《会计档案治理办法》的有关规定立卷回档保管。　　2.手工事先作好记帐凭证，向计算机录进记帐凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。　　在保证记帐凭证清楚的条件下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。　　三、会算帐簿和报表的天生与治理　　对电算化后的会算帐簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定，即应当打印出书面形式，其保存期限按《会计档案治理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况，在《会计电算化工作规范》中对会计资料天生作了一些灵活规定，包括：　　1.现金日记帐和银行存款日记帐要天天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册。假如天天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。　　2.一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。　　3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替换。　　4.在保证帐簿清楚的条件下，计算机汀印输出的帐簿中表格线可适当减少。　　四、关于会计电算化系统开发的文档资料的治理　　会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的.1—3年。　　五、关于磁性介质及其他介质的治理　　存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。　　一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。　　采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会算帐簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。因此，必须留意以下几点：　　第一，采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会算帐簿，应征得同级财政部分的同意。　　第二，保存期限同打印输出的书面形式的会算帐簿、报表。　　第三，记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等治理部分的要求，及时打印输出有关帐簿、报表。　　六、安全和保密措施　　1.对电算化档案治理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应预备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。　　2.采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。　　3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。　　对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为，都要进行相应的处理。　　4.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。　　5.借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅回还时，还应该认真检查，防止感染病毒。